Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze
privacyverklaring worden beschreven is:

Wilts & van Dijk Automatiseringen
VOF Wilts & van Dijk
Westenholterweg 55
Zwolle
KvK-nummer: 98018647
BTW-nummer: NL868326719B01
E-mail:

info@wiltsvandijk.nl

Website:

wiltsvandijk.nl

Voor sommige werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend
namens een klant. In dat geval is de betreffende klant in beginsel de
verwerkingsverantwoordelijke en treedt Wilts & van Dijk op als
verwerker. Waar nodig maken wij hierover aanvullende afspraken in een
verwerkersovereenkomst.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van onder andere:

• bezoekers van onze website;
• personen die contact met ons opnemen;
• potentiële klanten;
• klanten en hun medewerkers;
• zakelijke contactpersonen;
• leveranciers en samenwerkingspartners;
• gebruikers van door ons aangeboden digitale functies, zoals een
  websitechatbot.

Wij ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van de betreffende persoon.
In sommige gevallen ontvangen wij zakelijke contactgegevens via een
organisatie waarvoor iemand werkt, een klant, een gekoppeld
bedrijfssysteem of een openbare zakelijke bron.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop iemand met
ons in contact komt of van onze diensten gebruikmaakt.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam,
  e-mailadres en telefoonnummer.
• Communicatiegegevens, zoals e-mails,
  contactformulierberichten, chatberichten en andere correspondentie.
• Zakelijke gegevens, zoals functie, organisatie,
  klantgegevens en informatie die nodig is voor een offerte, opdracht
  of samenwerking.
• Projectgegevens, zoals informatie over
  bedrijfsprocessen, wensen, gebruikte systemen, technische
  configuraties en informatie die noodzakelijk is voor het
  ontwikkelen, testen of beheren van een automatisering.
• Administratieve gegevens, zoals factuurgegevens,
  betalingsgegevens, offertes, overeenkomsten en gegevens die
  noodzakelijk zijn voor onze administratie.
• Chatbotgegevens, zoals de inhoud van een gesprek
  en technische gegevens die nodig zijn om een chatsessie te laten
  functioneren.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische
gegevens, politieke opvattingen of strafrechtelijke gegevens, tenzij
verwerking daarvan voor een specifieke opdracht noodzakelijk en
rechtmatig is en hierover vooraf passende afspraken zijn gemaakt.

4. Contactformulier, e-mail en aanvragen

Wanneer u via onze website, per e-mail of op een andere manier contact
met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u daarbij aan ons
verstrekt.

Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres,
telefoonnummer en de inhoud van uw bericht zijn.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• uw vraag te beantwoorden;
• contact met u op te nemen;
• een kennismakingsgesprek te plannen;
• uw wensen te beoordelen;
• een offerte of voorstel te kunnen opstellen;
• een mogelijke zakelijke samenwerking voor te bereiden.

De verwerking is gebaseerd op het uitvoeren van stappen op uw verzoek
voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst en, waar van toepassing,
ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te behandelen.

Wanneer uit een aanvraag geen samenwerking ontstaat, bewaren wij deze
gegevens in beginsel niet langer dan
24 maanden na het laatste inhoudelijke contact,
tenzij er een goede reden bestaat om gegevens langer te bewaren.

5. Klanten en uitvoering van opdrachten

Wanneer u klant bij ons wordt, verwerken wij persoonsgegevens die
noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst.

Wij kunnen deze gegevens gebruiken voor onder andere:

• communicatie over de opdracht;
• het uitvoeren en opleveren van werkzaamheden;
• het ontwikkelen en testen van automatiseringen;
• ondersteuning en onderhoud;
• het beheren van klantrelaties;
• het opstellen van offertes en overeenkomsten;
• facturatie en administratie;
• het behandelen van vragen, klachten of incidenten.

De belangrijkste grondslag hiervoor is de uitvoering van de
overeenkomst.

Bepaalde gegevens kunnen daarnaast worden verwerkt op basis van een
wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld
voor beveiliging, bedrijfsadministratie of de behandeling van
mogelijke juridische aanspraken.

6. Websitechatbot en AI

Onze website kan gebruikmaken van een chatbot of andere
AI-functionaliteit.

Wanneer u daarvan gebruikmaakt, kunnen wij de inhoud van het gesprek
verwerken om uw vraag te begrijpen en een antwoord te genereren.
Vul daarom geen gevoelige persoonsgegevens in die niet noodzakelijk
zijn voor uw vraag.

Voor de technische werking van de chatbot kan browseropslag worden
gebruikt, bijvoorbeeld om een lopend gesprek te herkennen of de
chatgeschiedenis gedurende een browsersessie te onthouden.

Daarbij kan onder andere gebruik worden gemaakt van:

• wdv_chat_conversation_id – een technisch kenmerk
  waarmee een lopende chatsessie kan worden herkend;
• wdv_chat_history – informatie waarmee het lopende
  chatgesprek binnen de browsersessie kan worden onthouden.

Chatgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden verwerkt door
technische leveranciers die betrokken zijn bij de werking van de
chatbot, automatisering of het gebruikte AI-model.

Wij proberen daarbij zoveel mogelijk het beginsel van
dataminimalisatie toe te passen: alleen gegevens die
nodig zijn voor de betreffende functie worden verwerkt.

Technische sessiegegevens in de browser worden in beginsel verwijderd
wanneer de betreffende browsersessie eindigt. Andere chatgegevens
worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het beantwoorden
van de vraag, eventuele opvolging, beveiliging en het functioneren
van de dienst.

Wanneer een chat leidt tot een concrete aanvraag of klantcontact,
kunnen relevante gegevens worden opgenomen in onze normale klant-
of leadadministratie. Daarvoor gelden vervolgens de bijbehorende
bewaartermijnen.

Meer informatie over technische browseropslag vindt u in ons

Cookiebeleid
.

7. AI-automatiseringen voor klanten

Een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening bestaat uit
AI-automatiseringen en digitale workflows.

Daarbij kan het voorkomen dat persoonsgegevens uit systemen van
een klant worden verwerkt, bijvoorbeeld uit e-mail, CRM-software,
formulieren, agenda’s of andere gekoppelde bedrijfssystemen.

Wanneer Wilts & van Dijk dergelijke persoonsgegevens uitsluitend
namens de klant verwerkt, bepaalt de klant in beginsel het doel en
de middelen van de verwerking. De klant is dan
verwerkingsverantwoordelijke en Wilts & van Dijk treedt op als
verwerker.

Waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming dit vereist,
sluiten wij met de klant een verwerkersovereenkomst.

Wij gebruiken persoonsgegevens die wij namens een klant verwerken
niet zelfstandig voor andere doeleinden, tenzij daarvoor een
afzonderlijke geldige grondslag bestaat.

8. Website-analyse

Wij gebruiken Simple Analytics om inzicht te krijgen
in het algemene gebruik van onze website.

Daarmee kunnen wij bijvoorbeeld inzicht krijgen in:

• het aantal bezoeken en paginaweergaven;
• welke pagina’s worden bekeken;
• via welke bronnen bezoekers op onze website terechtkomen;
• globale informatie over gebruikte apparaten en browsers;
• bepaalde algemene interacties met de website, zoals
  linkklikken of downloads.

Simple Analytics is door ons gekozen als privacyvriendelijke
analysetool en gebruikt binnen onze huidige inrichting geen
trackingcookies waarmee individuele bezoekers over websites
heen worden gevolgd.

Wij gebruiken deze statistieken om te begrijpen hoe onze website
wordt gebruikt en om de inhoud en gebruiksvriendelijkheid ervan
te verbeteren.

Meer informatie hierover vindt u in ons

Cookiebeleid
.

9. Administratie en facturatie

Wanneer wij een overeenkomst aangaan, verwerken wij gegevens die
noodzakelijk zijn voor onze zakelijke en financiële administratie.

Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om:

• bedrijfsnaam;
• naam van een contactpersoon;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• factuurgegevens;
• betalingsinformatie;
• KvK- en btw-gegevens;
• informatie over geleverde diensten.

Wij verwerken deze gegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst
en om te voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale
verplichtingen.

Administratieve basisgegevens en facturen bewaren wij in beginsel
7 jaar, voor zover de toepasselijke fiscale
bewaarplicht dit vereist.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met externe partijen wanneer
dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of
wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen wij bijvoorbeeld werken
met leveranciers voor:

• hosting en websitebeheer;
• zakelijke e-mail en Microsoft 365;
• CRM-systemen;
• boekhouding en facturatie;
• automatiseringsplatforms;
• AI- en taalmodellen;
• cloud- en API-diensten;
• website-analyse;
• beveiliging en technisch beheer.

Voor onze huidige bedrijfsvoering en dienstverlening kunnen wij,
afhankelijk van het betreffende proces, onder andere gebruikmaken
van diensten van partijen zoals STRATO, Microsoft, HubSpot,
e-Boekhouden, Make en Simple Analytics.

Voor AI-functionaliteit kunnen daarnaast AI- of modelproviders
worden gebruikt die nodig zijn om een specifieke dienst of
automatisering uit te voeren.

Waar een leverancier namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken
wij waar nodig passende afspraken over gegevensbescherming.

Wij kunnen persoonsgegevens daarnaast verstrekken wanneer wij
daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan een bevoegde
toezichthouder, rechter of andere overheidsinstantie.

11. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij geven waar mogelijk de voorkeur aan verwerking binnen de
Europese Economische Ruimte (EER).

Sommige technische leveranciers kunnen echter gevestigd zijn
buiten de EER of gegevens vanuit een land buiten de EER verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij
ervoor dat hiervoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Dit kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde
  standaardcontractbepalingen;
• een andere geldige doorgiftegrondslag op basis van de
  toepasselijke privacywetgeving.

12. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het
doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij bepaalde gegevens op
grond van wet- en regelgeving langer moeten bewaren.

Als uitgangspunt hanteren wij:

Indien gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of
waar mogelijk geanonimiseerd.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om
persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang,
ongeoorloofde wijziging of ander misbruik.

Afhankelijk van het betreffende systeem kan hierbij worden gedacht
aan maatregelen zoals:

• toegangsbeperkingen;
• zorgvuldig beheer van gebruikersaccounts en rechten;
• sterke authenticatie waar passend;
• versleutelde verbindingen;
• het beperken van toegang tot personen die gegevens daadwerkelijk
  nodig hebben;
• zorgvuldig beheer van wachtwoorden, API-sleutels en andere
  authenticatiegegevens;
• passende beveiligingsinstellingen binnen gebruikte software
  en clouddiensten.

Absolute beveiliging kan nooit worden gegarandeerd, maar wij proberen
onze beveiligingsmaatregelen passend te houden bij de aard en
gevoeligheid van de gegevens.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Wilts & van Dijk gebruikt persoonsgegevens binnen haar eigen
dienstverlening niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen
die juridische gevolgen hebben of iemand op vergelijkbare wijze
aanzienlijk treffen, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen,
daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat en passende
waarborgen zijn getroffen.

Automatiseringen kunnen wel automatisch bepaalde handelingen
uitvoeren, bijvoorbeeld:

• informatie classificeren;
• gegevens uit systemen ophalen;
• berichten voorbereiden;
• informatie tussen systemen uitwisselen;
• werkprocessen ondersteunen.

Wanneer wij een dergelijke automatisering voor een klant ontwikkelen,
bepaalt de klant welke handelingen mogen worden geautomatiseerd en
bij welke handelingen menselijke controle, goedkeuring of escalatie
noodzakelijk is.

15. Uw privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, kunt u afhankelijk van
de situatie verschillende rechten hebben.

U kunt ons onder andere verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van bepaalde persoonsgegevens;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd
  belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Wij kunnen bepaalde
gegevens bijvoorbeeld niet direct verwijderen wanneer wij wettelijk
verplicht zijn deze te bewaren.

Een verzoek kan worden gestuurd naar:

info@wiltsvandijk.nl
.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs
nodig is om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van de
betreffende persoon afkomstig is.

16. Klacht indienen

Heeft u vragen of bent u niet tevreden over de manier waarop wij met
uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met
ons op via

info@wiltsvandijk.nl
.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie hierover vindt u op de website van de Autoriteit
Persoonsgegevens.

17. Gegevens van kinderen

Onze website en dienstverlening zijn gericht op zakelijke gebruikers
en zijn niet specifiek bedoeld voor kinderen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor
commerciële doeleinden.

18. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze
dienstverlening, gebruikte software, gegevensverwerkingen of
toepasselijke wet- en regelgeving wijzigen.

De meest actuele versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop
wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op.

Wilts & van Dijk Automatiseringen
VOF Wilts & van Dijk
Westenholterweg 55
Zwolle
KvK-nummer: 98018647
BTW-nummer: NL868326719B01
E-mail:

info@wiltsvandijk.nl

Website:

wiltsvandijk.nl

Versie 1.0 – 12 september 2026